So profitierst Du von der BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen als KMU oder Startup.
Die Förderung von Unternehmensberatungen durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie Startups eine großartige Gelegenheit, finanzielle Unterstützung für Beratungen zu erhalten. Dieser Beitrag zeigt Dir, wie Du von der Förderung profitieren kannst – mit verständlichen Erklärungen, praktischen Beispielen und hilfreichen Links.
Was ist das BAFA?
BAFA steht für Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Gemeinsam mit dem BMWK (Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz) und dem Europäischen Sozialfond Plus wurde die Leitstelle für Gewerbeförderungsmittel des Bundes mit der Abwicklung der BAFA-Förderung beauftragt.
Was ist das Ziel des BAFA-Förderprogramms?
Die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und des unternehmerischen Know-Hows des deutschen Mittelstandes, sowie von Angehörigen der freien Berufe.
Warum ist die BAFA-Förderung wichtig für Dein Unternehmen?
Als KMU oder Startup stehst Du oft vor großen Herausforderungen: knappe Ressourcen, viele Entscheidungen und der Wunsch, Dich am Markt zu etablieren. Die BAFA-Förderung ermöglicht es Dir, professionelle Beratung zu nutzen, ohne Dein Budget zu belasten. Egal, ob es um strategische Planung, Marketing, Digitalisierung oder Personalmanagement geht – mit der Förderung kannst Du Expertenwissen kostengünstig in Anspruch nehmen.
Wer kann die BAFA-Förderung beantragen?
Damit Du die Förderung nutzen kannst, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:
- Dein Unternehmen ist rechtlich selbstständig und gehört zur gewerblichen Wirtschaft oder zu den freien Berufen (AG, GmbH, UG, KG, OHG, GbR, PartG, Einzelunternehmen).
- Unternehmensgröße: Du beschäftigst weniger als 250 Mitarbeiter und erzielst maximal 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder 43 Millionen Euro Bilanzsumme.
- Standort: Dein Unternehmenssitz und Geschäftsbetrieb sind in Deutschland.
Mehr zu den Voraussetzungen findest Du hier. (Der Link öffnet ein PDF)
Was wird gefördert?
Gefördert werden individuelle und konzeptionelle (!) Beratungen mit maximal 5 Beratungstagen. 1 Beratungs- oder Manntag beträgt in der Regel 8 Stunden:
Maximal 5 Manntage * 8 Stunden = 40 Stunden Gesamtberatung
Beraten werden soll zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung.
Darunter fallen unter anderem:
- Marketing und Vertrieb: Wie gewinnst Du mehr Kunden?
- Strategieentwicklung: Welche Ziele verfolgst Du und wie erreichst Du sie?
- Digitalisierung: Wie kannst Du Prozesse effizienter gestalten?
- Finanzplanung: Wie sicherst Du langfristig Deine Liquidität?
- Nachhaltigkeit: Wie wird Dein Unternehmen zukunftssicher?
Die Bandbreite ist also groß – wichtig ist, dass die Beratung zur Verbesserung der Unternehmensführung beiträgt.
Was ist mit konzeptionell gemeint?
Eine konzeptionelle Beratung analysiert die aktuelle Situation des Unternehmens, identifiziert Stärken/Schwächen, Herausforderungen und Chancen und erarbeitet darauf basierend individuelle Konzepte und Lösungen. Ziel ist es, die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern.
Ein Business Concierge erweitert hier das Ziel um konkrete Umsetzungstipps und das Einbringen unter anderem des Netzwerks.
Was beinhaltet eine BAFA-Förderung?
Bei der BAFA-Förderung handelt es sich um eine intensive, jedoch zeitlich begrenzte Beratung. Der Beratungsumfang liegt typischerweise bei 2 – 5 Manntagen (je nach Projektvolumen), die flexibel über bis zu 6 Monate verteilt werden. In der Praxis sind es aber eher bis zu 4 Monate.
Wie hoch ist die Förderung?
Uns ist es wichtig Dir in diesem Artikel die realen Rahmen und Insights zu geben. So weißt Du von Anfang an, welche Förderhöhen realistisch sind und kannst sicher planen.
Das BAFA gibt offiziell an, dass Beratungen mit 50 % bis 80 % der förderfähigen Kosten bezuschusst werden. In der Praxis werden jedoch häufig 40 % in den alten Bundesländern (ohne Lüneburg und Tier, aber mit Berlin und Leipzig) und 60 % in den neuen Bundesländern (ohne Berlin und Leipzig, aber mit Lüneburg und Trier) angewendet. Daher rechnen wir hier mit diesen realistischeren Werten weiter.
Hier findest Du die Übersicht bisheriger Förderprojekte. (Der Link öffnet eine Website)
Das förderfähige Projektvolumen beträgt maximal 3.500 Euro pro Beratung (netto, also ohne 19% Umsatzsteuer, diese ist explizit nicht förderfähig) und Du kannst bis zu zwei Beratungen pro Jahr, in Summe aber maximal fünf in Anspruch nehmen. Da das Förderprogramm 2026 ausläuft, sind Stand heute (2025) noch 4 Beratungen bis Ende 2026 pro Kunde förderfähig. Ob das Förderprogramm darüber hinaus weiter verlängert wird ist bisher unklar.
Hier findest Du die genauen Richtlinien. (Der Link öffnet eine Website)
Auch Auslagen und Reisekosten des Beraters fallen unter die förderfähigen Kosten. Die Umsatzsteuer oder Zertifizierungskosten jedoch nicht.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Startup aus München (altes Bundesland)
Das Unternehmen möchte seine Marketingstrategie verbessern.
* 1 Manntag entspricht in der Regel 8 Stunden
Beispiel 2: KMU aus Dresden (neues Bundesland)
Ein KMU plant seine IT-Infrastruktur und Arbeitsprozesse zu digitalisieren.
* 1 Manntag entspricht in der Regel 8 Stunden
Welche Vorteile hat die BAFA-Förderung für Dich?
- Kostenersparnis: Du reduzierst die Beratungskosten um bis zu 60%.
- Qualität: Die Berater sind zertifiziert und bringen umfassendes Fachwissen mit.
- Wettbewerbsvorteil: Du wirst effizienter und kannst langfristig mehr Kunden gewinnen.
Ablauf der BAFA-Förderung
Im Folgenden zeigen wir alle Schritte auf, die bei einer BAFA-Förderung durchlaufen werden, unter der Annahme, dass das Projekt und dessen Abschluss akzeptiert wird
(= Happy Path).
Kostenloses Beratungsgespräch führen
Dies dient zur allgemeinen Aufklärung über die BAFA-Förderung, aber auch dazu die passende Beratung auszuwählen.
Weitere Informationen zur Beraterauswahl. (Der Link öffnet eine Website)
Wenn die Gründung vor weniger als 1 Jahr stattgefunden hat (Gründungsdatum im Handelsregister oder auf der Gewerbeanmeldung) muss ein zusätzliches kostenloses Informationsgespräch mit einem BAFA Regionalpartner (digital) stattfinden. Die elektronische Bestätigung dazu muss zum Schluss mit in die Unterlagen (siehe Schritt 6).
Ziel ist es Dich bestmöglich über die Chancen und Risiken einer Förderung aufzuklären und gleichzeitig zu verhindern, dass die Förderung selbst vielleicht schon unternehmerisch unsinnig ist (Thema Insolvenz bei Neugründungen oder Betrugsvorbeugung).
Eine Übernahme oder Beteiligung zählt nicht als neues Gründungsdatum, die Umwandlung der Rechtsform allerdings schon, wenn eine neue Gewerbeanmeldung oder Eintragung ins Handelsregister erfolgt.
Online-Antrag stellen & Vollmacht unterschreiben
Hierbei übernimmt das favorisierte Beratungsunternehmen in der Regel die meisten Schritte, weswegen auch eine Vollmacht zu unterzeichnen ist.
Die Vollmacht berechtigt das Beratungsunternehmen nur zur Übernahme der Kommunikation mit dem BAFA, also telefonische Auskünfte, Schriftverkehr, usw.
Sie berechtigt das Beratungsunternehmen nicht (!) darüber hinaus, also keine Vertragsschlüsse oder ähnliches.
Zusage inklusive Höhe der Förderung erhalten
Die Bestätigung inklusive aller relevanten Details wird in Form eines Informationsschreibens übermittelt und gibt die weiteren Schritte zur Beauftragung und Durchführung einer entsprechenden Beratung frei.
Die Mitarbeiter der Leitstelle für Gewerbeförderungsmittel des Bundes sind sehr bemüht schnell Feedback zu geben. In der Regel bekommt man innerhalb von 1-2 Werktagen eine Rückmeldung.
Vertrag unterschreiben und Rechnung zahlen
Im Beratungsvertrag wird zum einen der Rahmen beschlossen, also der Beratungszeitraum, die Anzahl an Stunden/Manntagen und sonstige Details. Zum anderen werden hier aber auch klar die Ziele der Beratung definiert.
Die Beratungsphase beginnt, wenn die dazugehörige Rechnung beglichen wurde = Vorkasse! Aber das Informationsschreiben und die darin erwähnte Förderhöhe gelten als Garantie einer Rückerstattung, wenn die Beratung ordnungsgemäß durchgeführt wurde und durch die Beratungsfirma alle notwendigen Unterlagen fristgerecht eingereicht wurden (siehe Schritt 6). Der Nachweis dazu muss per Kontoauszug (nicht Umsatzabdruck) erfolgen.
Dadurch wird dem Beratungsunternehmen die Möglichkeiten geben, mit dem Projekt zu beginnen (denn ggf. entstehen Kosten für das Aufsetzen von Tools usw.). Gleichzeitig erhältst Du eine Art staatliche Cashback Garantie.
In Summe führt diese Vorgabe zu einem echten Commitment zwischen allen Parteien und schützt gleichzeitig vor Betrugsfällen.
Beratung durchführen
Diese läuft praxisgemäß bis zu 4 Monate und findet rein digital und/oder wenn sinnvoll auch vor Ort statt. Auch die Intensität und der Abstimmungsturnus kann hier je nach Projektvolumen variieren.
Unterlagen vollständig & fristgerecht einreichen
Dies wird (wenn eine Vollmacht aus Schritt 2 erteilt wurde) vom Beratungsunternehmen übernommen. Hier werden alle Details und Zustimmungen gesammelt an die Leitstelle für Gewerbeförderungsmittel des Bundes übermittelt, die diese dann entsprechend prüft und eine Entscheidung trifft. Dies nennt sich Verwendungsnachweis und umfasst unter anderem:
- die handschriftlich unterzeichnete Vollmacht
- (das elektronische Bestätigungsschreiben des Regionalpartners)
- die Rechnung zum Beratungsprojekt
- den Kontoauszug (nicht Umsatzabdruck)
- den Beratungsbericht inkl. handschriftlicher Erklärung
Rückerstattung der Kosten erhalten
Nach Erhalt des Zuwendungsnachweises wird die Rückerstattung des geförderten Betrages auf das Ursprungskonto in Auftrag gegeben. Er dient als finale Bestätigung über die erfolgreiche Abwicklung der BAFA-Förderung.
Fazit und Zusammenfassung
Die BAFA-Förderung ist eine großartige Möglichkeit, professionelle Beratung für Dein Unternehmen in Anspruch zu nehmen und dabei erhebliche Kosten zu sparen.
Wenn Dein Startup oder KMU also in Deutschland sitzt und Du Unterstützung bei betriebswirtschaftlichen Fragen wie Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb, Prozesse usw. brauchst, dann kannst Du in nur wenigen Schritten (1, 2, 4, 5, den Rest übernimmt das Beratungsunternehmen) eine Menge für Dich und Dein Startup herausholen.
Wie hoch ist Deine BAFA-Förderung?
